(Рекомендации по нормативному регулированию, 2012)
1. План закупок утверждается не с 01 января по 31 декабря, а на год. Любое его изменение после 01 января отодвигает горизонт планирования на сколько-то дней. Разумно делать План на следующий год также, но не наполнять эту часть большим количеством процедур (всё равно уточнять потом будем).
2. Разумно проводить больший объем подготовки и согласований закупочной документации в период до включения в План закупок (а не до публикации Извещения). После включения закупки в План может оказаться мало времени для доработки закупочных материалов.
3. Организатор закупки может не уложиться в 3 рабочих дня для рассмотрения и доработки закупочных материалов (если пойдет большой объем закупок), лучше дать неделю, или даже 10 рабочих дней.
4. Номер закупке даётся еще на стадии включения в План закупок, а не перед публикацией. Номер лучше делать не порядковый а сложный, с дополнительными шифрами (например, код одноименности, код отдела, код способа закупки, номер года и т. д.).
5. Закупочную документацию готовит не Инициатор, а Организатор. При высокой степени готовности закупочных материалов это будет чисто техническая работа, но она позволит лучше унифицировать многие документы Заказчика.
6. Обязательно ли включать в закупочный документооборот Канцелярию банка? Можем потерять на скоростях и квалификации обработки документов (хотя и выиграть на вопросах внутреннего контроля и учета).
7. На сайте банка надо будет создать раздел, на котором дублировать информацию по закупкам, т.к. Официальный сайт может висеть (223-ФЗ разрешает использовать сайт Заказчика в таких случаях).
8. Весь документооборот проводить по «адресу Заказчика» (указывать это и в Закупочной документации), чтобы не искать потом контрагентов.
9. При получении заявок давать расписки в получении. Без расписок не дозволять отзыв заявок (в конкурсе, например). На конвертах (если заявка запечатана) писать номер закупки, номер заявки, время получения.
10. Возможность чтения и верификации заявок, поданных в электронной форме, обеспечивают Оператор площадки и участник закупки.
11. Имеет смысл разделить день подписания договора Победителем и день подписания договора Банком. Нам – 20 дней, а им – от 11 до 19 дней (чтобы мы успели согласовать всё у себя и проверить обеспечение).
12. Предлагаю передать документооборот между Заказчиком и Победителем от Инициатора к Организатору (до стадии заключения договора включительно).
13. Подробно прописать порядок использования «эквивалента», чтобы не нарушать 135-ФЗ. Инициатор должен доказать отсутствие эквивалентности по желаемой продукции в ТЗ или дать параметры эквивалентности. Разумно требовать , чтобы компания, разработавшая «сложное» ТЗ, не участвовала в закупке с использованием этого ТЗ в случае, если там нет слов «или эквивалент» с параметрами эквивалентности (например – смета в ремонте здания).
14. Прописать подробно разделы «обеспечение заявки» и «обеспечение исполнения договора»: какими способами вносить, в каких размерах, на какой счет, в какие сроки, какими документами подтверждаем, в каком порядке возвращаем/забираем себе, как оформляем.
15. Упорядочить применение авансов в проектах договоров (отказ от авансов есть защита от недобросовестных участников закупки). Можно предусмотреть этапность поставки (оплата по факту первого небольшого этапа есть замаскированный аванс), либо заранее «в счет будущего сотрудничества» переводить деньги своим многократно проверенным поставщикам, либо заключать прямой фиктивный договор с Победителем на какую-то мелочь с авансом 100 % и потом его разрывать с возвратом аванса.
16. Подробнее расписать действия Заказчика в случае уклонения Победителя от заключения договора (как уведомляется Победитель, сколько раз, в какие сроки, посредством каких каналов связи/публикации, через сколько дней договор передается второму, каким документом это оформляется).
17. Опасно для обоснования начальной цены договора ссылаться на ранее заключенные договоры. Они не всегда идентичны готовящемуся договору, могут не учитывать инфляцию и прочие аспекты, влияющие на цену.
18. Определить, какое подразделение дает (и как) разъяснения Положения о закупках и Регламента.
19. Дать четкую и не вызывающую подозрения в коррупционности регуляцию для «закрытых» процедур.
20. Ввести в лист согласований всех готовящихся к подписанию договоров подпись начальника ОПЗ.
21. Если Заказчик имеет ограничения по линии «крупной сделки», ввести в Регламент порядок получения согласований и даже отказа от заключения Договора.